Digitalisierungsberatung im Mittelstand: Wann lohnt sie sich und was muss am Ende auf dem Tisch liegen?

Wer nach Digitalisierung im Mittelstand mit Beratung sucht, hat meist kein Technikproblem. Software gibt es genug, Angebote auch. Was fehlt, ist eine Entscheidung: Welche Abläufe werden digitalisiert, in welcher Reihenfolge, und wer kümmert sich darum? Solange diese Entscheidung offen ist, landet das Thema neben dem Tagesgeschäft — und dort bleibt es. Eine Digitalisierungsberatung ersetzt nicht die Arbeit Ihres Teams. Sie schafft den Rahmen, in dem diese Entscheidung getroffen und festgehalten wird.

Intern weiterschieben oder externe Hilfe holen?

Nicht jedes Digitalisierungsvorhaben braucht einen Berater. Ein einzelner, klar umrissener Ablauf lässt sich oft intern lösen, etwa die digitale Zeiterfassung, wenn alle wissen, wie sie laufen soll. Schwierig wird es, wenn mehrere Abläufe ineinandergreifen, wenn niemand im Haus Zeit hat, das Thema zu führen, oder wenn jede Abteilung eine andere Vorstellung davon hat, was „digital“ heißen soll. Dann fehlt der Blick von außen: jemand, der die Fragen stellt, die intern niemand mehr stellt, und der Ergebnisse festhält, statt sie in die nächste Besprechung zu vertagen.

Vier typische Auslöser für eine Digitalisierungsberatung

Die folgenden Anzeichen tauchen in inhabergeführten Betrieben immer wieder auf. Erkennen Sie Ihr Unternehmen in mehreren davon wieder, lohnt sich ein genauerer Blick.

• Insellösungen. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung und Kundenkartei laufen in getrennten Programmen, die nicht miteinander sprechen. Jede Lösung war für sich vernünftig, zusammen ergeben sie kein System.
• Medienbrüche. Ein Auftrag kommt per E-Mail, wird ausgedruckt, auf Papier ergänzt, im Büro abgetippt und später noch einmal in die Rechnung übertragen. Jeder Wechsel zwischen Papier und Bildschirm kostet Zeit und öffnet Fehlern die Tür.
• Wissen in einzelnen Köpfen. Wie ein Sonderauftrag kalkuliert wird oder welcher Lieferant bei Engpässen einspringt, weiß eine erfahrene Kollegin. Ist sie im Urlaub, stockt der Ablauf. Geht sie in Rente, geht das Wissen mit.
• Investitionen ohne Priorisierung. Es wurde schon Geld für Software ausgegeben, aber nach dem Prinzip „wer am lautesten ruft“. Niemand kann sagen, welches Vorhaben als Nächstes dran ist und warum.

Allen vier Auslösern ist gemeinsam: Es sind Fragen der Organisation, nicht der Technik. Genau deshalb hilft ein weiteres Programm hier selten weiter.

Was am Ende auf dem Tisch liegen muss: vier Ergebnisse

Ob sich eine Beratung gelohnt hat, entscheidet sich nicht an der Zahl der Workshops, sondern an dem, was danach schriftlich vorliegt. Fragen Sie vorab genau danach. Eine gute Digitalisierungsberatung liefert mindestens diese vier Ergebnisse:

1. Eine Bestandsaufnahme der Abläufe. Die wichtigsten Abläufe sind so beschrieben, wie sie heute tatsächlich laufen: wer was macht, mit welchem Werkzeug, wo Informationen weitergegeben, doppelt erfasst oder gesucht werden. Sie entsteht gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit täglich erledigen — nicht am Schreibtisch des Beraters.
2. Eine priorisierte Liste der Vorhaben. Aus der Bestandsaufnahme ergeben sich Vorhaben, geordnet nach Nutzen, Aufwand und Abhängigkeiten. Ebenso wichtig ist, was bewusst nicht jetzt angegangen wird.
3. Ein Fahrplan mit Zuständigkeiten. Für die vordersten Vorhaben steht fest, wer verantwortlich ist, in welcher Reihenfolge es losgeht und woran Sie den Fortschritt messen. Ohne Namen bleibt ein Fahrplan eine Wunschliste.
4. Klare Entscheidungskriterien für spätere Anbieter. Was muss eine Lösung können, an welche vorhandenen Systeme muss sie anschließen, wer arbeitet damit? Mit diesen Kriterien holen Sie Angebote ein und vergleichen sie — statt sich von der überzeugendsten Vorführung leiten zu lassen.

Fehlt eines dieser Ergebnisse, fehlt meist auch die Grundlage für die nächste Entscheidung. Welche Fragen Sie dazu schon im Erstgespräch stellen können, zeigt der Beitrag Wie finde ich den passenden Unternehmensberater?

Ein Beispiel aus dem Alltag: neues Tool kaufen oder erst entscheiden?

Denken Sie an eine inhabergeführte Tischlerei mit Werkstatt, Montageteams und einem kleinen Büro. Die Inhaberin ärgert sich, dass Angebote zu lange dauern und auf Baustellen immer wieder Material fehlt. Ein Anbieter hat eine Handwerkersoftware vorgestellt, die alles abdecken soll: Angebot, Aufmaß, Materialbestellung, Zeiterfassung, Rechnung. Der erste Impuls: kaufen, dann wird es schon besser.

Der andere Weg beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Gemeinsam mit dem Meister, dem Büro und einem Montageteam wird der Weg eines typischen Auftrags aufgezeichnet. Dabei zeigt sich: Das Angebot selbst ist nicht das Problem. Es stockt beim Aufmaß, das auf Papier entsteht und erst Tage später im Büro landet, und bei der Materialliste, die der Meister aus dem Kopf zusammenstellt. Die Zeiterfassung dagegen läuft bereits ordentlich.

Damit ändert sich die Frage. Statt „Welche Software kaufen wir?“ lautet sie: Wie kommt das Aufmaß vollständig und am selben Tag ins Büro, und wie wird das Wissen des Meisters über Materialmengen so festgehalten, dass auch andere damit arbeiten können? Daraus entsteht eine kurze Liste mit Reihenfolge und Verantwortlichen. Und es entstehen Kriterien, an denen sich die vorgestellte Software — und jedes andere Angebot — messen lassen muss. Vielleicht passt sie. Vielleicht reicht eine Ergänzung des vorhandenen Systems. Entschieden wird jetzt auf einer Grundlage, nicht nach dem Eindruck einer Vorführung. Mehr zu dieser Logik lesen Sie im Beitrag Digitalisierung ohne Werkzeugflut.

Förderung: Die Beratung kann förderfähig sein, die Umsetzung nicht

Eine Digitalisierungsberatung, wie sie oben beschrieben ist, kann über das BAFA gefördert werden. Bei einer Bemessungsgrundlage von 3.500 € beträgt der Zuschuss im Fall einer Bewilligung 2.800 € in Gebieten mit 80 % Förderquote; Ihr Eigenanteil liegt dann bei 700 €. In Gebieten mit 50 % Förderquote sind es 1.750 € Zuschuss und 1.750 € Eigenanteil. Ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, beschreibt der Beitrag Förderfähig oder nicht?

Für die Förderung gilt eine zwingende Reihenfolge:

1. Zuerst wird der Antrag beim BAFA gestellt.
2. Dann folgt das Informationsschreiben des BAFA.
3. Erst danach werden der Beratungsvertrag geschlossen und die Beratung begonnen.

Wer vorher unterschreibt, gefährdet den Zuschuss. Und: Niemand kann eine Bewilligung zusagen. Es gibt keinen Rechtsanspruch, das BAFA entscheidet nach Ermessen. Die einzelnen Schritte zeigt der Beitrag BAFA-Antrag Schritt für Schritt.

Nicht förderfähig ist die Umsetzung: Software kaufen oder lizenzieren, einrichten, Schnittstellen programmieren, Daten übernehmen. Diese Arbeit wird getrennt beauftragt und getrennt abgerechnet — auf Wunsch über die Spezialisten unserer Markengruppe oder über einen Dienstleister Ihrer Wahl. Die Entscheidungskriterien aus der Beratung helfen Ihnen in beiden Fällen. Warum diese Trennung Ihre Förderung schützt, lesen Sie unter Beratung oder Umsetzung?

Ihr nächster Schritt

Bei ONFYR umfasst die Beratung fünf Beratungstage (40 Stunden) in vier bis sechs Wochen; Michael Selck ist beim BAFA als Berater akkreditiert (ID 228667). Wenn Sie klären möchten, ob sich eine Digitalisierungsberatung für Ihren Betrieb lohnt oder ob Sie das Thema gut selbst angehen können, nutzen Sie das kostenlose Erstgespräch: 30 Minuten, unverbindlich. Fragen Sie es über unser Kontaktformular an — werktags meldet sich innerhalb von 24 Stunden ein Mensch. Wer lieber gleich einen Zeitpunkt wählt, bucht direkt einen Termin. Wie die BAFA-Förderung im Einzelnen funktioniert, zeigt das Rechenbeispiel auf unserer Startseite. Ida beantwortet Ihre erste Frage auch direkt hier auf dieser Seite.

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