BAFA-Antrag Schritt für Schritt: So stellen Sie den BAFA-Antrag — der Ablauf der BAFA-Beratung vom Fragebogen bis zum Verwendungsnachweis
Wer einen BAFA-Antrag stellen möchte, hat meist schon eine Frage im Kopf, die geklärt werden soll: Wie geht es strategisch weiter? Wie führen wir KI geregelt ein? Wie kommen wir an Personal oder an planbare Anfragen? Die Förderung macht die Beratung dazu günstiger — bei einer Bemessungsgrundlage von 3.500 € liegt der Eigenanteil im Fall einer Bewilligung bei 700 € in Gebieten mit 80 % Förderquote und bei 1.750 € in Gebieten mit 50 %. Welche Regeln 2026 im Einzelnen gelten, steht in unserem Überblick zur BAFA-Förderung 2026. In diesem Beitrag geht es um den Weg: was wann passiert, wer was tut und welche Fristen laufen.
Bevor Sie den BAFA-Antrag stellen: das Erstgespräch
Am Anfang steht keine Behörde, sondern ein Gespräch. Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) klären wir, ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt: weniger als 250 Beschäftigte, Jahresumsatz bis 50 Millionen Euro oder Bilanzsumme bis 43 Millionen Euro, Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland. Nicht förderfähig sind unter anderem Unternehmen, die selbst beratend oder schulend tätig sind, und Unternehmen in Schwierigkeiten. Wer die Kriterien vorab selbst durchgehen möchte, findet sie im Beitrag Förderfähig oder nicht? Außerdem klären wir, welche Frage die Beratung beantworten soll — denn danach richtet sich, was später im Beratungsbericht steht.
Der Ablauf der BAFA-Beratung in fünf Schritten
Schritt 1: Den Antrag stellen — vor dem Beginn der Beratung
Grundlage des Antrags ist ein Fragebogen mit Ihren Unternehmensdaten: Anschrift, Steuernummer, Gründungsdatum, Wirtschaftszweig, Beschäftigte, Umsatz, Bilanzsumme und Unternehmenstyp. Dazu kommt die Frage nach der Vorsteuer, denn davon hängt ab, ob der Zuschuss auf den Netto- oder den Bruttobetrag der Rechnung berechnet wird; im Zweifel weiß es Ihre Steuerberatung. Wir füllen den Fragebogen mit Ihnen vor, Sie ergänzen nur, was wir nicht wissen können.
Aus den Angaben entstehen zwei PDFs: der Fragebogen und eine Vollmacht, mit der Sie ONFYR erlauben, den Antrag in Ihrem Namen zu stellen und abzuwickeln. Beide unterschreiben Sie handschriftlich im Original und schicken sie eingescannt zurück. Danach stellen wir den Antrag im BAFA-Portal. Entscheidend ist der Zeitpunkt: Der Antrag muss gestellt sein, bevor die Beratung beginnt.
Schritt 2: Das Informationsschreiben abwarten
Nach dem Antrag meldet sich das BAFA mit einem Informationsschreiben. Bis es da ist, passiert vertraglich nichts — auch kein „schon mal anfangen“. Das Informationsschreiben ist keine Bewilligung. Einen Rechtsanspruch auf die Förderung gibt es nicht; das BAFA entscheidet nach Ermessen und im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel. Mit dem Schreiben beginnt aber die wichtigste Frist des Verfahrens: sechs Monate bis zum Verwendungsnachweis.
Schritt 3: Den Beratungsvertrag schließen
Erst jetzt schließen wir den Beratungsvertrag. Er legt Umfang, Inhalt und Zeitraum fest. Bei ONFYR sind das in der Regel fünf Beratungstage (40 Stunden) ab 3.500 € netto. Wer den Vertrag vor dem Informationsschreiben unterschreibt, riskiert den Zuschuss — dieser Fehler lässt sich hinterher nicht heilen.
Schritt 4: Die Beratung durchführen
Die Beratung läuft bei uns über vier bis sechs Wochen und folgt vier Etappen: Diagnose, Zielbild, Fahrplan, Begleitung. Das Zielbild entsteht mit Backcasting, also vom Ziel in drei Jahren rückwärts geplant. Am Ende steht ein schriftlicher Beratungsbericht, den Sie für den Verwendungsnachweis brauchen. Danach stellen wir die Rechnung, und Sie bezahlen sie zunächst vollständig.
Schritt 5: Den Verwendungsnachweis beim BAFA einreichen
Innerhalb von sechs Monaten nach dem Informationsschreiben geht der Verwendungsnachweis an das BAFA. Er besteht aus drei Teilen: dem Beratungsbericht, der Rechnung und dem Nachweis, dass die Rechnung bezahlt ist. Auf dieser Grundlage prüft das BAFA und entscheidet über den Zuschuss. Bei vier bis sechs Wochen Beratung bleibt genug Luft — sofern der Start nicht monatelang aufgeschoben wird.
Fristen beim BAFA-Antrag und beim Verwendungsnachweis auf einen Blick
- Antrag: immer vor dem Beginn der Beratung und vor dem Vertrag.
- Vertrag und Start: erst nach dem Informationsschreiben des BAFA.
- Verwendungsnachweis: spätestens sechs Monate nach dem Informationsschreiben, mit Beratungsbericht, Rechnung und Zahlungsnachweis.
- Jungunternehmen: Informationsgespräch frühestens drei Monate vor dem Antrag, spätestens vor dem Verwendungsnachweis.
- Richtlinie: gilt bis zum 31. Dezember 2026. Ob und wie es danach weitergeht, ist offen — den Antrag deshalb nicht auf die letzten Wochen schieben.
- Häufigkeit: bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr, höchstens fünf in der Laufzeit der Richtlinie.
Jungunternehmen: Das Informationsgespräch gehört dazu
Auch junge Unternehmen können die Förderung beantragen. Liegt noch kein Jahresabschluss vor, werden die Werte für das laufende Geschäftsjahr nach bestem Wissen geschätzt. Maßgeblich für das Alter ist das Datum der Gewerbeanmeldung oder der Registereintragung, bei Freiberuflern der Beginn laut steuerlicher Erfassung.
Ist Ihr Unternehmen bei Antragstellung jünger als ein Jahr, gilt eine zusätzliche Pflicht: ein Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner, zum Beispiel bei der IHK, der Handwerkskammer oder einem Regionalpartner. Das Gespräch darf frühestens drei Monate vor dem Antrag stattfinden und muss spätestens vor dem Verwendungsnachweis geführt sein. Am einfachsten ist es, das Gespräch gleich nach unserem Erstgespräch zu vereinbaren — dann fehlt es später nicht.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Denken Sie an einen inhabergeführten Metallbaubetrieb in Vorpommern. Der Geschäftsführer will klären, wie Angebotserstellung und Auftragsplanung künftig mit KI unterstützt werden können, und hat die Frage seit Monaten vor sich hergeschoben. Nach dem Erstgespräch füllt die Buchhaltung die offenen Felder im Fragebogen aus, der Geschäftsführer unterschreibt die beiden PDFs, und der Antrag geht ins BAFA-Portal. Die Werkstatt arbeitet weiter wie bisher; Termine für die Beratung werden bewusst erst nach dem Informationsschreiben fest vereinbart.
Hätte derselbe Betrieb für sein neues Geschäftsfeld vor wenigen Monaten eine eigene Gesellschaft gegründet und ließe diese beraten, käme ein Termin hinzu: das Informationsgespräch bei der Kammer. Mehr Aufwand ist es nicht — es muss nur rechtzeitig im Kalender stehen.
Die häufigsten Stolpersteine
- Mit der Beratung oder dem Vertrag beginnen, bevor das Informationsschreiben da ist.
- Den Start lange aufschieben, sodass Beratung, Bericht und Zahlung nicht mehr in die sechs Monate passen.
- Den Verwendungsnachweis einreichen wollen, bevor die Rechnung bezahlt ist.
- Als Jungunternehmen das Informationsgespräch vergessen.
- Umsetzungsleistungen in die Beratung packen wollen.
Was gefördert wird — und was nicht
Gefördert wird ausschließlich die Beratung: Strategie, Digitalisierung und KI, Personal, Marketing und Vertrieb. Die Umsetzung, etwa eine neue Website, eine Kampagne oder die Einrichtung eines KI-Systems, ist nicht förderfähig. Sie wird getrennt beauftragt und getrennt abgerechnet — auf Wunsch über die Spezialisten unserer Markengruppe oder über einen Dienstleister Ihrer Wahl.
Ihr nächster Schritt
Michael Selck ist beim BAFA als Berater akkreditiert (ID 228667). Wir prüfen die Förderfähigkeit, bereiten Fragebogen und Vollmacht vor, stellen den Antrag und begleiten Sie bis zum Verwendungsnachweis. Was die BAFA-Förderung für Ihre Beratung konkret bedeutet, zeigt das Rechenbeispiel auf unserer Startseite. Wenn Sie wissen möchten, ob und wie Sie den Antrag noch in diesem Jahr stellen können, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch: 30 Minuten, unverbindlich, werktags meldet sich innerhalb von 24 Stunden ein Mensch. Ida beantwortet Ihre erste Frage auch direkt hier auf dieser Seite.