Beratung oder Umsetzung? Warum die Trennung Ihre Förderung schützt — was beim BAFA förderfähig ist und welche Bedingungen für die Förderung der Unternehmensberatung gelten

Wer eine geförderte Unternehmensberatung plant, hat das Ergebnis meist schon vor Augen: eine Website, die Anfragen bringt, eine KI-Anwendung, die im Alltag entlastet, mehr Bewerbungen auf offene Stellen. Naheliegend wäre, gleich alles in einem Auftrag zu bündeln. Bei der BAFA-Förderung ist genau das der falsche Weg. Das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ bezuschusst die Beratung — nicht das, was danach gebaut, eingerichtet oder geschaltet wird. Die Frage, ob bei der BAFA-Beratung auch die Umsetzung förderfähig ist, hat deshalb eine klare Antwort: nein. Und wer das von Anfang an ernst nimmt, schützt seinen Zuschuss.

Was beim BAFA förderfähig ist: Beratung ja, Umsetzung nein

Gefördert wird die Beratungsleistung selbst: Ein Berater analysiert mit Ihnen die Lage, entwickelt Ziele und Lösungswege und hält das Ergebnis in einem schriftlichen Beratungsbericht fest. Die Themen reichen von Strategie über Digitalisierung und KI bis zu Personal, Marketing und Vertrieb.

Förderfähige Beratung — zum Beispiel:

• die Diagnose der Ausgangslage: Wo steht das Unternehmen, wo hakt es?
• ein Zielbild und die Strategie dorthin, bei uns per Backcasting vom Ziel in drei Jahren rückwärts geplant
• ein Fahrplan mit priorisierten Maßnahmen
• Anforderungen formulieren, etwa was eine neue Website leisten oder ein KI-Werkzeug können muss
• Regeln entwerfen, zum Beispiel für den Einsatz von KI im Betrieb

Nicht förderfähige Umsetzung — zum Beispiel:

• eine Website gestalten und programmieren
• Werbekampagnen aufsetzen und schalten
• ein KI-System einrichten, anbinden oder programmieren
• Stellenanzeigen texten und veröffentlichen
• Software kaufen oder lizenzieren

Die Zahlen gelten entsprechend nur für die Beratung: Bei einer Bemessungsgrundlage von 3.500 € beträgt der Zuschuss im Fall einer Bewilligung 2.800 € in Gebieten mit 80 % Förderquote, Ihr Eigenanteil liegt dann bei 700 €. In Gebieten mit 50 % sind es 1.750 € Zuschuss und 1.750 € Eigenanteil. Für die Umsetzung gibt es aus diesem Programm keinen Zuschuss. Die übrigen Regeln fasst unser Überblick zur BAFA-Förderung 2026 zusammen.

Warum Vermischung den Zuschuss gefährdet

Über den Zuschuss entscheidet das BAFA am Ende anhand des Verwendungsnachweises: Beratungsbericht, Rechnung und Nachweis der Zahlung. Alle drei Unterlagen müssen zeigen, dass beraten wurde. Schwierig wird es, wenn sie etwas anderes erzählen. Typische Vermischungen sind:

• Gemischte Rechnung: Beratungstage und Website-Erstellung stehen auf derselben Rechnung. Was davon förderfähig ist, lässt sich dann nicht mehr sauber abgrenzen.
• Pauschalpaket: „Beratung inklusive Umsetzung“ zu einem Festpreis. Der Beratungsanteil ist nicht erkennbar.
• Bericht über erledigte Arbeiten: Statt Analyse und Empfehlungen beschreibt der Beratungsbericht, was gebaut oder eingerichtet wurde.
• Beratungstage als Werkbank: Im Termin wird nicht beraten, sondern umgesetzt — die Landingpage entsteht, die Kampagne geht online.

In solchen Fällen kann das BAFA die förderfähigen Kosten kürzen oder den Zuschuss ablehnen. Einen Rechtsanspruch auf die Förderung gibt es ohnehin nicht; das BAFA entscheidet nach Ermessen. Umso wichtiger ist, dass die Unterlagen keine Fragen offenlassen. Ob ein Berater diese Trennung ernst nimmt, können Sie schon vor der Beauftragung prüfen — mit den sieben Fragen zur Wahl des passenden Unternehmensberaters. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Beitrag nicht — maßgeblich sind die Richtlinie und die Entscheidung des BAFA.

Bedingungen der Förderung für Unternehmensberatung: worauf es außerdem ankommt

Die Trennung von Beratung und Umsetzung ist eine Bedingung unter mehreren. Die wichtigsten im Überblick:

• KMU-Status: weniger als 250 Beschäftigte, Jahresumsatz bis 50 Millionen Euro oder Bilanzsumme bis 43 Millionen Euro, Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland.
• Reihenfolge: erst der Antrag, dann das Informationsschreiben des BAFA, erst danach Beratungsvertrag und Beginn der Beratung.
• Verwendungsnachweis: innerhalb von sechs Monaten nach dem Informationsschreiben, mit Beratungsbericht, Rechnung und Zahlungsnachweis.
• Häufigkeit: bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr, höchstens fünf in der Laufzeit der Richtlinie.
• Laufzeit: Die aktuelle Richtlinie gilt bis zum 31. Dezember 2026. (Aktualisierung 29.10.2026: verlängert bis 31.12.2028)

Wie die Schritte im Einzelnen ablaufen, zeigt unser Beitrag BAFA-Antrag Schritt für Schritt.

Wo die Grenze im Alltag verläuft

Eine Faustregel hilft: Beratung klärt, was zu tun ist und warum. Umsetzung beginnt dort, wo jemand für Sie baut, einrichtet oder schaltet. In den typischen Themen sieht das so aus:

• Marketing: Zielgruppe, Botschaften und Anfrageweg zu klären ist Beratung. Die Kampagne zu produzieren und zu schalten ist Umsetzung.
• KI: den ersten Anwendungsfall auszuwählen und Regeln festzulegen ist Beratung — wie in unserem Beitrag zur ersten KI-Anwendung im Betrieb beschrieben. Das Werkzeug einzurichten und anzubinden ist Umsetzung.
• Personal: zu klären, wie Sie sich als Arbeitgeber zeigen und welcher Bewerbungsweg passt, ist Beratung. Anzeigen zu veröffentlichen ist Umsetzung.
• Digitalisierung: Abläufe zu analysieren und Anforderungen an ein neues System zu beschreiben ist Beratung. Das System zu installieren ist Umsetzung.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Denken Sie an einen inhabergeführten Dienstleister in Hamburg. Die Geschäftsführerin ärgert sich seit Langem, dass das Werbebudget kaum Anfragen bringt, und hat einen klaren Wunsch: eine neue Website. Statt eines Pakets aus Beratung und Website läuft es in zwei Teilen.

In der geförderten Beratung wird zuerst geklärt, warum die Anfragen ausbleiben: Wen will das Unternehmen erreichen, was soll diese Zielgruppe tun, wo bricht der Weg heute ab? Das Ergebnis ist ein Fahrplan, in dem auch steht, was die neue Website leisten muss. Die Website selbst beauftragt die Geschäftsführerin danach getrennt — bei einem Spezialisten unserer Markengruppe oder bei der Agentur, mit der sie ohnehin arbeitet. Weil Hamburg zu den Gebieten mit 50 % Förderquote gehört, läge ihr Eigenanteil an der Beratung im Fall einer Bewilligung bei 1.750 €. Wie sich der Weg zu planbaren Anfragen grundsätzlich denken lässt, beschreibt ein eigener Ratgeber.

Wie ONFYR die Trennung im Mandat sauber hält

ONFYR berät und begleitet bis zum Ergebnis. Die Umsetzung gehört nicht zum Beratungsmandat. Damit das in jeder Unterlage erkennbar bleibt, gelten bei uns feste Regeln:

• Eigener Beratungsvertrag: Den Vertrag mit der ONFYR Digital UG (haftungsbeschränkt) schließen wir erst nach dem Informationsschreiben des BAFA. Er umfasst ausschließlich Beratung.
• Eigene Rechnung: Die Beratungsrechnung enthält nur Beratungsleistungen — keine Umsetzungsposten, keine Pakete.
• Getrennte Anbieter: Die Umsetzung übernehmen auf Wunsch die Spezialisten unserer Markengruppe (pxMEDIA, pxMEDIA AI, myrocketpage) oder ein Dienstleister Ihrer Wahl. Sie wird getrennt beauftragt und getrennt abgerechnet. Eine Pflicht, bei uns umsetzen zu lassen, gibt es nicht.
• Bericht über Beratung: Der Beratungsbericht dokumentiert Diagnose, Zielbild und Fahrplan — also das, was gefördert wird.
• Fahrplan als Übergabe: Die Maßnahmen sind so beschrieben, dass jeder fähige Dienstleister sie umsetzen kann.

Wie die ONFYR Beratung mit fünf Beratungstagen (40 Stunden) in vier bis sechs Wochen aufgebaut ist, sehen Sie in der Übersicht unserer Angebote.

Ihr nächster Schritt

Michael Selck ist beim BAFA als Berater akkreditiert (ID 228667). Wir prüfen die Förderfähigkeit, bereiten den Antrag mit Ihnen vor und halten Beratung und Umsetzung von Anfang an auseinander. Was die BAFA-Förderung für Ihre Beratung konkret bedeutet, zeigt das Rechenbeispiel auf unserer Startseite. Wenn Sie klären möchten, welcher Teil Ihres Vorhabens Beratung ist und welcher Umsetzung, buchen Sie direkt einen Termin oder fragen Sie ein kostenloses Erstgespräch an: 30 Minuten, unverbindlich, werktags meldet sich innerhalb von 24 Stunden ein Mensch. Ida beantwortet Ihre erste Frage auch direkt hier auf dieser Seite.

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