Wie oft können Sie die BAFA-Förderung nutzen? Mehrere geförderte Beratungen sinnvoll planen

Wie oft kann ich die BAFA-Förderung nutzen? Diese Frage stellt sich oft erst spät, dann nämlich, wenn klar wird, dass hinter dem einen Anliegen, mit dem ein Geschäftsführer gekommen ist, noch zwei oder drei weitere stehen. Die gute Nachricht: Die Beratungsförderung des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) im Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ ist auf mehrere Beratungen angelegt. Die wichtigere Nachricht: Damit daraus ein Gewinn wird, braucht es einen Plan, welches Thema zuerst kommt.

Die kurze Antwort: zwei pro Jahr, fünf in der Laufzeit

• Bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr je Unternehmen.
• Höchstens fünf geförderte Beratungen in der Laufzeit der Richtlinie.
• Laufzeit: Die aktuelle Richtlinie gilt bis zum 31. Dezember 2026. (Aktualisierung 29.10.2026: verlängert bis 31.12.2028)
• Je Beratung ein eigener Antrag — jedes Thema durchläuft das Verfahren für sich.

Für die Planung heißt das: Wer bislang nur ein Thema im Blick hatte, sollte prüfen, ob ein zweites Thema in diesem Jahr ebenfalls ansteht. Den Antrag schieben Sie dabei besser nicht auf die letzten Wochen des Jahres, denn Antrag, Informationsschreiben und Beratung brauchen ihre Zeit.

Jede Beratung wird für sich gerechnet

Die Zahlen gelten nicht für alle Beratungen zusammen, sondern für jede einzelne. Alle Beträge verstehen sich netto.

• Bemessungsgrundlage: höchstens 3.500 € förderfähige Beratungskosten je Beratung.
• Gebiete mit 80 Prozent Förderquote, etwa Mecklenburg-Vorpommern: Zuschuss bis zu 2.800 €, Eigenanteil 700 €.
• Gebiete mit 50 Prozent Förderquote, etwa Hamburg und Berlin: Zuschuss bis zu 1.750 €, Eigenanteil 1.750 €.

Bei zwei Beratungen planen Sie also zweimal mit dem Eigenanteil Ihrer Region. Welche Quote für Ihr Unternehmen gilt, hängt vom Sitz ab; die Rechnung im Detail steht im Beitrag Unternehmensberatung mit Förderung in Mecklenburg-Vorpommern.

Für jede Beratung ein eigener Antrag — in fester Reihenfolge

Eine bewilligte erste Beratung öffnet nicht automatisch die Tür für die zweite. Jede Beratung braucht einen eigenen Antrag, und für jeden Antrag gilt dieselbe zwingende Reihenfolge:

1. Antrag: Der Antrag beim BAFA wird gestellt, bevor irgendetwas vereinbart oder begonnen wird.
2. Informationsschreiben: Das BAFA meldet sich mit einem Informationsschreiben. Bis dahin passiert vertraglich nichts.
3. Vertrag und Beginn: Erst danach wird der Beratungsvertrag geschlossen und die Beratung beginnt.

Das Informationsschreiben ist keine Bewilligung. Einen Rechtsanspruch auf die Förderung gibt es nicht; die Entscheidung liegt im Ermessen des BAFA. Das gilt für die erste Beratung genauso wie für jede weitere. Seriös planen heißt deshalb: mit dem Eigenanteil kalkulieren und den Zuschuss erst dann als sicher betrachten, wenn das BAFA entschieden hat. Alle Schritte bis zum Verwendungsnachweis beschreibt der Beitrag BAFA-Antrag Schritt für Schritt.

Warum die Reihenfolge der Themen zählt

Wer mehrere Themen hat, ist versucht, mit dem dringendsten anzufangen. Das ist verständlich, führt aber oft dazu, dass eine Einzelfrage gelöst wird, ohne zu wissen, wohin das Unternehmen insgesamt will. Sinnvoller ist meist eine andere Reihenfolge:

• Zuerst Strategie und Zielbild. Mit Backcasting beschreiben Sie, wo Ihr Unternehmen in drei Jahren stehen soll, und planen von dort rückwärts. Daraus entsteht ein Fahrplan, der zeigt, welche Fragen als Nächstes dran sind. Mehr dazu im Beitrag über Backcasting.
• Danach die Fachthemen. Etwa die geregelte Einführung von KI im Betrieb oder die Personalgewinnung. Beide Beratungen bauen dann auf einem gemeinsamen Zielbild auf, statt nebeneinander zu laufen.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Die zweite Beratung beginnt nicht bei null. Sie kann auf die Diagnose und das Zielbild der ersten zurückgreifen und sich auf ihre eigentliche Frage konzentrieren.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Denken Sie an den Geschäftsführer eines inhabergeführten Dienstleistungsbetriebs. Er kommt mit einer strategischen Frage: Das Geschäft läuft, aber der große Schritt nach vorn bleibt seit Jahren aus. In der ersten Beratung entsteht das Zielbild für die nächsten drei Jahre, dazu ein Fahrplan.

Schon in der Diagnose zeigen sich zwei Punkte, die mehr Raum brauchen, als eine Strategieberatung nebenbei bieten kann. Erstens nutzen einzelne Mitarbeitende im Büro bereits KI-Werkzeuge, ohne dass es dafür Regeln gibt. Zweitens bleiben zwei Stellen seit Monaten unbesetzt, und das Zielbild lässt sich ohne zusätzliche Leute nicht erreichen. Beides sind eigene Fragen mit eigenen Antworten.

Der Fahrplan legt deshalb fest, was zuerst kommt. Weil die offenen Stellen das Zielbild am stärksten bremsen, entscheidet sich der Geschäftsführer für eine zweite Beratung zur Personalgewinnung. Der Antrag dafür wird gestellt, bevor irgendetwas vereinbart ist; Vertrag und Beginn folgen erst nach dem Informationsschreiben. Das Thema KI bleibt im Fahrplan stehen, mit einer klaren Notiz, wann es angegangen wird. Erste Gedanken dazu liefert der Beitrag über eine KI-Richtlinie im Unternehmen.

Was nicht dazugehört: die Umsetzung

Gefördert wird ausschließlich die Beratung. Die Umsetzung, also etwa eine neue Website, eine Kampagne oder die Einrichtung eines KI-Systems, ist nicht förderfähig. Sie wird getrennt beauftragt und getrennt abgerechnet, auf Wunsch über die Spezialisten unserer Markengruppe oder über einen Dienstleister Ihrer Wahl. Wer Umsetzung in eine Beratung packt, gefährdet den Zuschuss. Warum diese Trennung so wichtig ist, erklärt der Beitrag Beratung oder Umsetzung?

So planen Sie mehrere geförderte Beratungen

• Alle Themen sammeln, die Sie im Unternehmen klären wollen: Strategie, KI, Personal, Marketing, Digitalisierung.
• Mit Strategie und Zielbild beginnen, wenn das Gesamtbild noch fehlt.
• Die Fachthemen nach ihrem Beitrag zum Zielbild ordnen, nicht nach Lautstärke.
• Für jede Beratung einen eigenen Antrag stellen, immer vor Vertrag und Beginn.
• Den Eigenanteil je Beratung einplanen und den Zuschuss erst nach der Entscheidung des BAFA als sicher betrachten.
• Die Umsetzung von Anfang an getrennt denken und getrennt beauftragen.
• Die Frist im Blick behalten: Die aktuelle Richtlinie gilt bis zum 31. Dezember 2026. (Aktualisierung 29.10.2026: verlängert bis 31.12.2028)

Ihr nächster Schritt

Michael Selck ist beim BAFA als Berater akkreditiert (ID 228667). Bei ONFYR umfasst eine Beratung in der Regel fünf Beratungstage (40 Stunden) über vier bis sechs Wochen, ab 3.500 € netto. Was die Förderung für Ihre Beratung konkret bedeutet, zeigen das Rechenbeispiel und die Voraussetzungen im Abschnitt zur BAFA-Förderung auf unserer Startseite. Welche Themen bei Ihnen anstehen und in welcher Reihenfolge sie sinnvoll sind, klären wir gern gemeinsam. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch: 30 Minuten, unverbindlich. Oder buchen Sie direkt einen Termin per Microsoft Teams oder Telefon; werktags meldet sich innerhalb von 24 Stunden ein Mensch. Ida beantwortet Ihre erste Frage auch direkt hier auf dieser Seite.

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