Unternehmensnachfolge planen: Wann sollten Sie als Inhaber anfangen – und wie hilft Backcasting dabei?

Wer die Unternehmensnachfolge planen will, denkt oft zuerst an den Notar, an den Gesellschaftsvertrag oder an die Steuerlast beim Verkauf. Diese Fragen sind wichtig, aber sie stehen am Ende. Davor kommt eine andere: In welchem Zustand soll Ihr Unternehmen sein, wenn Sie es übergeben? Ob an ein Familienmitglied, an Führungskräfte aus dem eigenen Haus oder an einen externen Käufer: Übernehmen will jeder nur einen Betrieb, der auch ohne seinen bisherigen Inhaber funktioniert. Genau daran lässt sich arbeiten. Und dafür braucht es vor allem eines: Zeit.

Woran Sie erkennen, dass es Zeit wird

Einen festen Zeitpunkt für den Beginn der Nachfolgeplanung gibt es nicht. Es gibt aber Anzeichen, bei denen Sie nicht länger warten sollten:

• Sie haben sich zum ersten Mal ernsthaft gefragt, wie lange Sie das Unternehmen noch selbst führen wollen.
• In der Familie, bei der Bank oder bei langjährigen Kunden fällt die Frage, wer den Betrieb einmal weiterführt, und Sie haben keine klare Antwort.
• Ohne Sie stockt der Betrieb: Urlaube sind kurz, Krankheitstage gefährlich, wichtige Entscheidungen warten auf Ihre Rückkehr.
• Gute Führungskräfte fragen nach ihrer Perspektive im Unternehmen, oder sie gehen, weil sie keine sehen.
• Sie investieren zögerlich, weil unklar ist, wer die Früchte dieser Investitionen einmal ernten wird.

Trifft einer dieser Punkte zu, ist der richtige Moment nicht irgendwann, sondern jetzt. Denn die meisten Bausteine einer gelungenen Übergabe lassen sich nicht in wenigen Monaten nachholen. Eine Führungsebene wächst nicht auf Anweisung, Kundenbeziehungen wechseln nicht per Rundschreiben. Wer früh beginnt, gestaltet. Wer spät beginnt, verhandelt unter Druck.

Was ein übergabefähiges Unternehmen ausmacht

Ein Unternehmen ist übergabefähig, wenn ein Nachfolger es übernehmen kann, ohne dass mit dem bisherigen Inhaber das Wissen, die Kunden und die Entscheidungsfähigkeit gehen. Vier Merkmale sind dabei entscheidend.

1. Geringe Abhängigkeit vom Inhaber

Je mehr im Betrieb an Ihrer Person hängt, desto schwerer lässt er sich übergeben. Das betrifft Kundenbeziehungen, Lieferantenkontakte, Fachwissen und die Freigabe fast jeder Entscheidung. Prüfen Sie ehrlich: Was würde passieren, wenn Sie drei Monate nicht erreichbar wären? Die Antwort zeigt, wo die größten Abhängigkeiten liegen.

2. Eine tragfähige Führungsebene

Ein Nachfolger braucht Menschen, die Verantwortung für Bereiche übernehmen und dort selbst entscheiden. Das gilt für eine Übergabe in der Familie ebenso wie für einen Verkauf. Wie Sie eine solche Ebene Schritt für Schritt aufbauen, beschreibt der Beitrag Wie baue ich eine zweite Führungsebene auf?

3. Dokumentierte Abläufe

Wie wird ein Angebot kalkuliert, wie ein Auftrag abgewickelt, wie eine Reklamation behandelt? Was nur in Köpfen steckt, geht bei einem Wechsel verloren. Dokumentiert heißt dabei nicht, dicke Handbücher zu schreiben. Es reicht, die wichtigsten Abläufe so festzuhalten, dass jemand Neues sie verstehen und ausführen kann.

4. Kennzahlen, die jeder lesen kann

Ein Nachfolger will verstehen, wie das Unternehmen wirtschaftlich dasteht und wo es sich hinbewegt. Dafür braucht es wenige, regelmäßig gepflegte Zahlen, nicht ein Bauchgefühl, das nur der Inhaber hat. Welche Zahlen sich eignen, zeigt der Beitrag Kennzahlen, die ein Geschäftsführer wöchentlich sehen sollte.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Denken Sie an den Inhaber eines technischen Großhandels, der das Unternehmen über viele Jahre aufgebaut hat. Die wichtigsten Kunden kennt er persönlich. Er ruft sie an, wenn ein Liefertermin wackelt, er verhandelt die Jahreskonditionen, er weiß, wer im Einkauf des Kunden wirklich entscheidet. Die Kunden schätzen das, viele wollen ausdrücklich mit ihm sprechen. Im Vertrieb arbeiten fähige Leute, doch bei den großen Kunden sind sie eher Zuarbeiter als Ansprechpartner.

Solange der Inhaber an Bord ist, funktioniert das. Für die Nachfolge ist es ein Problem. Denn was ein Übernehmer kaufen oder übernehmen soll, ist in diesem Fall vor allem ein Telefonbuch im Kopf des Inhabers. Geht er, ist offen, ob die Kunden bleiben. Für einen externen Käufer ist das ein Risiko, das den Wert des Unternehmens mindert. Für einen Nachfolger aus der Familie oder dem eigenen Haus bedeutet es, dass er sich jede wichtige Beziehung erst neu erarbeiten muss, und zwar genau in der unsicheren Phase nach der Übergabe.

Die Lösung liegt nicht darin, dass sich der Inhaber von heute auf morgen zurückzieht. Sie liegt in einem Fahrplan: Jeder wichtige Kunde bekommt einen zweiten festen Ansprechpartner aus dem Team, der zunächst bei Gesprächen dabei ist, dann Teile übernimmt und schließlich die Beziehung führt. Der Inhaber bleibt sichtbar, aber an anderer Stelle. Wie sich der Vertrieb so vom Inhaber lösen lässt, beschreibt der Beitrag Vertrieb im Mittelstand: Wie machen Sie die Neukundengewinnung unabhängig vom Inhaber?

Wie Backcasting den Fahrplan zur Übergabe liefert

Viele Inhaber planen die Nachfolge vorwärts: Sie schauen auf den heutigen Stand und fragen, was sich davon übergeben lässt. Dabei bleibt das Unternehmen so, wie es ist, und mit ihm alle Abhängigkeiten. Backcasting dreht die Blickrichtung um. Sie beginnen beim gewünschten Übergabezustand und fragen sich zurück, was bis dahin geschehen muss. In vier Schritten:

1. Übergabezustand beschreiben. Wie soll Ihr Unternehmen am Tag der Übergabe dastehen? Wer führt welche Bereiche, wer betreut die wichtigen Kunden, welche Abläufe sind beschrieben, welche Zahlen liegen regelmäßig vor? Und welche Rolle wollen Sie danach noch spielen: keine, eine beratende, eine auf Zeit? Je konkreter dieses Bild, desto klarer der Weg.
2. Den Abstand ehrlich messen. Vergleichen Sie das Zielbild mit dem heutigen Stand. Wo hängt heute alles an Ihnen? Wo fehlt eine Führungskraft, wo eine Dokumentation, wo eine verlässliche Zahl? Aus diesem Abstand ergeben sich die Aufgaben.
3. Rückwärts Meilensteine setzen. Vom Übergabetag aus arbeiten Sie sich zurück: Was muss ein Jahr vorher erreicht sein, was zwei Jahre vorher, was in den nächsten drei Monaten? So entstehen Etappen, die aufeinander aufbauen. Die Übergabe der Kundenbeziehungen etwa braucht eine Führungsebene, und die braucht klare Zuständigkeiten. Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Ziel.
4. Den ersten Schritt sofort gehen. Ein Fahrplan wirkt erst, wenn er im Alltag ankommt. Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie in diesem Quartal beginnen, und einen festen Rhythmus, in dem Sie den Fortschritt prüfen.

Der Nebeneffekt ist erheblich: Ein Unternehmen, das weniger vom Inhaber abhängt, eine tragfähige Führung hat und seine Abläufe und Zahlen kennt, ist nicht nur leichter zu übergeben. Es läuft auch heute ruhiger. Viele Inhaber gewinnen so schon lange vor der Übergabe Freiraum zurück.

Rechtliche und steuerliche Fragen gehören zu Steuerberater und Notar

Eine Unternehmensnachfolge berührt Gesellschaftsrecht, Erbrecht, Steuerrecht und oft auch Finanzierungsfragen. Ob Schenkung, Verkauf, Beteiligung oder Stiftung: Welche Form zu Ihrer Situation passt und welche Folgen sie hat, klären Sie mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Notar, bei Bedarf zusätzlich mit einer Rechtsberatung. ONFYR leistet keine Rechts- oder Steuerberatung. Unsere Aufgabe ist der Teil davor: das Unternehmen strategisch so aufzustellen, dass es übergabefähig wird, und einen Fahrplan zu erarbeiten, mit dem Sie gut vorbereitet in diese Gespräche gehen.

Ihr nächster Schritt

Strategische Fragen rund um Führung, Organisation und das Zielbild Ihres Unternehmens können Gegenstand einer Beratung sein, die über das BAFA gefördert wird. Ob und wie sich Ihr konkretes Nachfolgethema dafür eignet, lässt sich nicht pauschal sagen. Eine Zusage zur Förderfähigkeit geben wir deshalb nicht; das klären wir gemeinsam im kostenlosen Erstgespräch. Bei ONFYR umfasst eine Beratung fünf Beratungstage (40 Stunden) in vier bis sechs Wochen; Michael Selck ist beim BAFA als Berater akkreditiert (ID 228667). Eine Bewilligung kann niemand zusagen, das BAFA entscheidet nach Ermessen. Die Reihenfolge ist zwingend: erst der Antrag, dann das Informationsschreiben des BAFA, erst danach Vertrag und Beginn. Umsetzungsleistungen werden getrennt beauftragt und sind nicht förderfähig.

Wenn Sie wissen möchten, wie übergabefähig Ihr Unternehmen heute ist und wo der erste Hebel liegt, sprechen wir gern mit Ihnen: 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Fragen Sie das Erstgespräch über unser Kontaktformular an oder buchen Sie direkt einen Termin per Microsoft Teams oder Telefon; werktags meldet sich innerhalb von 24 Stunden ein Mensch. Wie die BAFA-Förderung für Ihre Beratung funktioniert, zeigt das Rechenbeispiel auf unserer Startseite.

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