Strategieworkshop mit dem Führungsteam: Wie bereiten Sie ihn so vor, dass am Ende Entscheidungen stehen?

Wer einen Strategieworkshop vorbereiten will, denkt zuerst an Ort, Termin und Tagesordnung. Das ist wichtig, entscheidet aber nicht über das Ergebnis. Entscheidend sind fünf Fragen, die Sie vor dem Workshop beantworten sollten: Was soll geklärt werden? Wer sitzt am Tisch? Welche Zahlen liegen vor? Wie kommen alle zu Wort? Und wie wird aus dem Gesagten eine Entscheidung mit Namen und Termin?

1. Welche Frage soll der Workshop klären?

„Wir wollen über die Zukunft sprechen“ ist kein Ziel, sondern eine Einladung zum Abschweifen. Formulieren Sie stattdessen eine Leitfrage, die sich am Ende des Tages mit einer Entscheidung beantworten lässt.

• Entscheidungsfrage statt Thema: „Bauen wir das Wartungsgeschäft im kommenden Jahr gezielt aus, und wer verantwortet das?“ statt „Wartung“.
• Eine Hauptfrage, höchstens zwei: Alles Weitere kommt auf eine Liste für später.
• Den Entscheidungsmodus vorab klären: Entscheidet das Team gemeinsam, oder hört der Inhaber alle an und entscheidet dann selbst? Beides ist legitim. Unklar sollte es nicht sein, denn sonst fühlt sich hinterher die Hälfte der Runde übergangen.

Hilfreich ist ein Zielbild, auf das die Leitfrage einzahlt. Wer weiß, wo das Unternehmen in drei Jahren stehen soll, kann leichter entscheiden, was jetzt dran ist. Wie Sie dieses Bild erarbeiten, beschreibt der Beitrag über Backcasting.

2. Wer gehört in den Raum?

In den Raum gehören die Menschen, die die Entscheidung später umsetzen müssen. Das ist meist die zweite Führungsebene: Bereichsleiter, Meister, Teamleitungen aus Vertrieb, Produktion und Verwaltung. Halten Sie die Runde so klein, dass jede Stimme Gewicht hat, und so vollständig, dass kein betroffener Bereich fehlt.

Genauso wichtig wie die Gästeliste sind die Rollen:

• Moderation: führt durch den Tag, achtet auf die Leitfrage und auf die Zeit. Sie diskutiert nicht inhaltlich mit.
• Protokoll: hält Entscheidungen fest, nicht Wortbeiträge.
• Inhaber oder Geschäftsführer: nimmt teil, statt zu leiten. Wer gleichzeitig moderiert und entscheidet, lenkt das Gespräch, ob er will oder nicht.

3. Welche Unterlagen und Kennzahlen müssen vorab vorliegen?

Ohne gemeinsame Zahlenbasis wird über Eindrücke gestritten. Schicken Sie die Unterlagen mit ein paar Tagen Vorlauf, damit alle vorbereitet kommen und der Tag nicht mit Vorlesen beginnt.

• Die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen über die letzten Jahre: Umsatz und Ergebnis nach Geschäftsbereichen, Auftragsbestand, Auslastung.
• Kunden und Markt: Welche Kunden und Leistungen tragen das Geschäft, wo gehen Anfragen zurück?
• Personal: offene Stellen, absehbare Ruhestände, Engpässe in einzelnen Teams.
• Ergebnisse früherer Workshops: Was wurde beschlossen, was ist daraus geworden?
• Zwei, drei Vorabfragen an alle Teilnehmenden, schriftlich beantwortet: Was läuft gut? Was bremst uns? Was sollten wir in einem Jahr anders machen?

Welche Zahlen ein Geschäftsführer ohnehin regelmäßig sehen sollte, zeigt der Beitrag über Kennzahlen für Geschäftsführer.

4. Wie verhindert man, dass nur der Chef spricht?

In inhabergeführten Betrieben ist das die häufigste Falle. Sobald der Inhaber seine Meinung sagt, richten sich viele danach, aus Respekt, aus Gewohnheit oder weil sie den Konflikt scheuen. Ein paar einfache Regeln helfen:

• Der Chef spricht zuletzt. Er hört die Einschätzungen der anderen, bevor er seine eigene nennt.
• Erst still, dann laut: Jede Person notiert ihre Antwort auf eine Frage für sich auf Karten, bevor diskutiert wird. So kommen alle Gedanken auf den Tisch, nicht nur die der Schnellsten.
• Runden statt freier Diskussion: Bei wichtigen Punkten kommt jede Person der Reihe nach zu Wort.
• Widerspruch ausdrücklich einladen: Fragen Sie gezielt: Was spricht dagegen? Was übersehen wir?

5. Wie halten Sie Ergebnisse als Entscheidungen fest?

Ein Fotoprotokoll vom Flipchart ist keine Entscheidung. Unterscheiden Sie im Protokoll drei Arten von Ergebnissen: Entscheidungen, offene Fragen und Ideen für später. Jede Entscheidung bekommt vier Angaben:

1. Was genau entschieden wurde, in einem Satz.
2. Wer verantwortlich ist: eine Person, kein Bereich.
3. Bis wann ein erstes sichtbares Ergebnis vorliegt.
4. Wann die Runde den Fortschritt das nächste Mal prüft.

Lesen Sie die Entscheidungen am Ende des Tages gemeinsam vor und verschicken Sie das Protokoll zeitnah. Wie Sie danach verhindern, dass der Plan im Tagesgeschäft versandet, lesen Sie im Beitrag zur Strategieumsetzung im Alltag.

Checkliste: Strategieworkshop vorbereiten

• Leitfrage als Entscheidungsfrage formuliert, höchstens zwei
• Entscheidungsmodus geklärt und angekündigt
• Teilnehmende ausgewählt: alle, die umsetzen müssen
• Rollen verteilt: Moderation, Protokoll, Inhaber als Teilnehmer
• Kennzahlen, Kunden- und Personalübersicht vorab verschickt
• Vorabfragen gestellt und Antworten gesammelt
• Ablauf mit Pausen und Zeit für Entscheidungen geplant
• Protokollvorlage mit Was, Wer, Bis wann, Nächste Prüfung bereit
• Termin für die erste Überprüfung bereits im Kalender

Ein Beispiel aus dem Alltag

Denken Sie an einen inhabergeführten Produktionsbetrieb. Der Geschäftsführer lädt seine Abteilungsleiter zu einem Strategietag ein, die Einladung lautet „Wo wollen wir hin?“. Unterlagen gibt es keine, er moderiert selbst. Am Vormittag stellt er seine Ideen vor, am Nachmittag wird lebhaft diskutiert, vor allem zwischen ihm und dem Vertriebsleiter. Die anderen halten sich zurück. Am Ende stehen viele Punkte auf dem Flipchart, aber niemand weiß, was davon beschlossen ist.

Beim nächsten Anlauf sieht es anders aus. Die Leitfrage lautet, welcher der beiden Geschäftsbereiche im nächsten Jahr Vorrang bekommt. Einige Tage vorher erhalten alle die Zahlen beider Bereiche und drei Vorabfragen. Eine externe Moderatorin führt durch den Tag, der Geschäftsführer äußert sich bei jeder Frage zuletzt. Am Abend stehen wenige Entscheidungen im Protokoll, jede mit einem Namen, einem Datum und einem Termin für die erste Überprüfung.

Wann eine externe Moderation sinnvoll ist

Eine externe Moderation lohnt sich vor allem dann, wenn der Inhaber selbst mitdiskutieren will, wenn es um heikle Themen wie Zuständigkeiten oder die Nachfolge geht, wenn frühere Workshops ohne Ergebnis blieben oder wenn das Team gewohnt ist, dem Chef zuzustimmen. Eine Person von außen hat kein Interesse an einem bestimmten Ergebnis. Sie kann unbequeme Fragen stellen und auf Entscheidungen drängen, ohne dass jemand das Gesicht verliert.

Bei ONFYR ist ein solcher Workshop Teil der Beratung: Diagnose, Zielbild per Backcasting, Fahrplan und Begleitung bis zum Ergebnis, in fünf Beratungstagen (40 Stunden) über vier bis sechs Wochen. Michael Selck ist beim BAFA als Berater akkreditiert (ID 228667). Die Beratung kann über das BAFA förderfähig sein; ob gefördert wird, entscheidet das BAFA nach Ermessen, zusagen kann das niemand. Die Reihenfolge ist zwingend: erst der Antrag, dann das Informationsschreiben, danach Vertrag und Beginn. Mehr dazu finden Sie im Bereich Förderung. Die Umsetzung der Entscheidungen, etwa eine neue Website oder ein KI-System, wird getrennt beauftragt und ist nicht förderfähig.

Ihr nächster Schritt

Ob Ihr nächster Strategieworkshop eine externe Moderation braucht oder vor allem eine bessere Vorbereitung, lässt sich in einem kurzen Gespräch klären. Das Erstgespräch mit ONFYR ist kostenlos, dauert 30 Minuten und ist unverbindlich. Fragen Sie es über unser Kontaktformular an oder buchen Sie direkt einen Termin per Microsoft Teams oder Telefon; werktags meldet sich innerhalb von 24 Stunden ein Mensch. Ida beantwortet Ihre erste Frage auch direkt hier auf dieser Seite.

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