KI-Kompetenz nach dem EU AI Act: Was Betriebe jetzt nachweisen müssen
Warum KI-Kompetenz für Unternehmen zur Pflicht geworden ist
Die meisten Betriebe nutzen längst Künstliche Intelligenz — oft, ohne es so zu nennen. Ein Textassistent formuliert Angebote, ein Tool sortiert Bewerbungen vor, ein Chatbot beantwortet Kundenfragen. Genau hier setzt der EU AI Act an. Artikel 4 der Verordnung verlangt seit dem 2. Februar 2025 von Anbietern und sogenannten Betreibern von KI-Systemen, dass sie „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ ihres Personals sicherstellen. Betreiber sind Sie schon dann, wenn Sie KI im Unternehmen einsetzen. KI-Kompetenz ist damit keine Empfehlung mehr, sondern eine Pflicht für Unternehmen jeder Größe.
Der Gesetzgeber schreibt kein Zertifikat und keine bestimmte Schulung vor. Verlangt wird, dass die Menschen, die mit KI arbeiten, verstehen, was sie tun: wie ein System funktioniert, wo seine Grenzen liegen, welche Risiken entstehen und wie Ergebnisse einzuordnen sind. Das Maß richtet sich nach Vorbildung, Erfahrung und dem Zusammenhang, in dem die KI eingesetzt wird. Für die Buchhaltung gilt ein anderer Anspruch als für die Personalabteilung.
Der EU AI Act im Mittelstand: der Zeitplan
Der EU AI Act ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und gilt gestaffelt. Für den Mittelstand sind drei Marken wichtig:
- 2. Februar 2025: Verbotene KI-Praktiken sind untersagt, und die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 gilt.
- 2. August 2025: Regeln für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck und die Aufsichtsstrukturen greifen.
- 2. August 2026: Weitere zentrale Pflichten werden wirksam, unter anderem für Systeme mit hohem Risiko und für die Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte.
Für die meisten Betriebe im Mittelstand geht es nicht um Hochrisiko-Systeme, sondern um alltägliche Werkzeuge. Doch auch dort gelten die KI-Kompetenz-Pflicht und, je nach Anwendung, Transparenzpflichten. Wer heute prüft, wo überall KI im Haus arbeitet, ist auf der sicheren Seite.
KI-Schulung der Mitarbeiter: Pflicht statt Kür
Aus Artikel 4 folgt in der Praxis: Die KI-Schulung der Mitarbeiter ist Pflicht, sobald in Ihrem Betrieb KI eingesetzt wird. „Schulung“ heißt dabei nicht zwingend ein ganzer Seminartag. Es kann eine kurze, dokumentierte Einweisung sein, eine interne Richtlinie mit Beispielen oder ein wiederkehrender Austausch im Team. Entscheidend ist, dass die Beschäftigten wissen, was erlaubt ist, welche Daten sie eingeben dürfen und wie sie Ergebnisse prüfen, bevor sie darauf vertrauen.
Der häufigste blinde Fleck: Mitarbeitende nutzen frei verfügbare KI-Dienste auf eigene Faust, geben Kundendaten ein und übernehmen Ergebnisse ungeprüft. Ohne klare Regeln entsteht daraus ein doppeltes Risiko — für den Datenschutz und für die Qualität. Eine gute Schulung nimmt beides in den Blick. Diese Unsicherheit im Umgang mit KI gehört zu den typischen Herausforderungen im Mittelstand, die sich mit klaren Regeln lösen lassen, statt KI aus Angst ganz zu verbieten.
Vier Schritte, mit denen Sie es nachweisen können
KI-Kompetenz nachzuweisen klingt aufwendiger, als es ist. In der Praxis lässt sich der Weg in vier überschaubare Schritte gliedern.
- Bestandsaufnahme: Erfassen Sie, welche KI-Anwendungen im Unternehmen tatsächlich im Einsatz sind — offiziell eingeführte ebenso wie die still genutzten. Ordnen Sie jede Anwendung einem Zweck, einer Abteilung und einer verantwortlichen Person zu.
- Regeln: Legen Sie in einer kurzen internen Richtlinie fest, welche Werkzeuge für welche Aufgaben erlaubt sind, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen und wer Ergebnisse freigibt. Kurz und verständlich schlägt lang und juristisch.
- Schulung: Vermitteln Sie den Beschäftigten das nötige Verständnis — passend zu ihrer Rolle. Ein Vertriebsteam braucht andere Beispiele als die Verwaltung. Wiederholen Sie das in sinnvollen Abständen, denn die Werkzeuge verändern sich.
- Dokumentation: Halten Sie fest, was Sie getan haben: welche Anwendungen erfasst wurden, welche Regeln gelten, wer wann geschult wurde. Diese Nachweise sind es, die im Zweifel zeigen, dass Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind.
Der Aufwand ist beherrschbar, und er zahlt sich doppelt aus: Sie erfüllen die Vorgaben und machen KI im Betrieb gleichzeitig sicherer und produktiver. Wie Sie dafür den passenden ersten KI-Anwendungsfall im Betrieb auswählen, lesen Sie in unserem Ratgeber.
Wo ONFYR ansetzt
Wir begleiten Sie bei der Bestandsaufnahme, bei den Regeln und beim Aufbau der KI-Kompetenz im Team — als Beratung, die über das BAFA förderfähig sein kann. Wichtig ist die Trennung: Die Beratung selbst ist förderfähig, die spätere technische Umsetzung — etwa die Einführung konkreter Systeme — wird getrennt beauftragt und getrennt abgerechnet. So bleibt sauber, was gefördert wird und was nicht.
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Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; er ordnet die wichtigsten Punkte für Ihre Entscheidungen ein. Wenn Sie Ihren Umgang mit KI jetzt auf sichere Füße stellen wollen, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. Ida beantwortet Ihre erste Frage auch direkt hier auf dieser Seite.